Materiały konferencyjne, czyli jak przygotować dobrą konferencję?

Konferencja prasowa, spotkanie z kontrahentami, menadżerami firmy lub po prostu pracownikami. Trudno zliczyć wszystkie tego typu wydarzenia w naszej średniej wielkości firmie, które odbywają się w przeciągu roku. Za każdym razem opracowanie odpowiednich materiałów konferencyjnych pomoże przeprowadzić takie spotkania szybciej, sprawniej i przede wszystkim efektywniej.

Firmowa konferencja – ważne wydarzenie

Konferencje firmowe są coraz popularniejsze i coraz ważniejsze w kontekście planowania długoterminowej strategii oraz rozwiązaniu bieżących problemów. To jednak nie wszystkie zalety takich spotkań. Komunikacja wewnętrzna, dzielenie się wiedzą poprzez przekazywanie know-how, opracowanie nowych kierunków działań – to wszystko można, mówiąc kolokwialnie, „załatwić” podczas jednego z tego typu spotkań. Przygotować się do takiego wydarzenia należy odpowiednio wcześniej ustalając budżet, założenia i procent wydatków na wspomniane już materiały konferencje. Wybór miejsca również ma znaczenie. Warto wcześniej przemyśleć, czy lepszym wyborem będzie Wrocław czy mała miejscowość gdzieś na Mazurach. Na wszystkie te pytania odpowiemy w momencie poznania celu konferencji i spojrzenia na listę gości.

Z doświadczenia wiemy, że osoby wskazywane przez „górę” jako organizatorów konferencji, nie mają odpowiedniego doświadczenia. Nie wiedzą, jak do tego podejść, od czego zacząć i co jest ważne. Wrocławski MOLOH służy pomocą na każdej płaszczyźnie.

Przede wszystkim postaramy się opracować materiały konferencyjne, których można użyć podczas dowolnego tego typu spotkania. To pojęcie jest bardzo pojemne. Odpowiadając na pytania, z jaką konferencją mamy do czynienia, gdzie i dla kogo jest organizowana, jesteśmy w stanie zaproponować odpowiednie narzędzia. Z pewnością obowiązkowym wręcz elementem każdego tego typu spotkania są gadżety reklamowe, obowiązkowo z logiem firmy. W pakiecie startowym powinny się pojawić chociażby pendrive’y, na których znajdziemy materiały przygotowane przez prelegentów, materiały reklamowe naszej firmy i np. miejsca, w którym dane spotkanie ma miejsce. W budżecie na organizację konferencji musi się znaleźć również pozycja traktująca o materiałach biurowych. To one będą czekały na prelegentów i gości i to z nimi wszyscy uczestnicy będą mieli „pierwszy kontakt”. Notatniki, długopisy, ulotki, katalogi – lista w „niezbędniku” może być długa, więc musimy dobrać odpowiednią torbę. W ten sposób mamy pewność, że każdy z gości zabierze komplet materiałów konferencyjnych ze sobą.

Materiały konferencyjne to także wspomniane ulotki, gazety, katalogi produktowe. Każdy z tych produktów jesteśmy w stanie zaprojektować a następnie wydrukować. Oczywiście projekt dostosujemy do ogólnego wizerunku marki, zgodnie z wypracowaną księgą znaku. Jeżeli takowej firma nie posiada, możemy ją stworzyć od całkowitych podstaw.

Wrocław i nasi dotychczasowi klienci z tego miasta mocno stawiają na spójną narrację marketingową podczas konferencji. Pomagają im w tym właśnie materiały konferencyjne, przydatne zwłaszcza przy spotkaniach z dziennikarzami. W jednym opakowaniu (najczęściej to reklamowa torba gadżetowa) znajdziemy materiały pokonferencyjne, ulotki, magazyny, długopis, notatnik, pendrive. To standardowy pakiet, który jest rozdawany przez większość firm organizujących spotkania z prasą.

Innym rodzajem są konferencje firmowe, zwłaszcza wewnętrzne, z pracownikami. Ich znajomość firmy i marki nie oznacza, że materiałów konferencyjnych nie powinniśmy przygotować. Wręcz przeciwnie. Ten element łączy się bezpośrednio z employer brandingiem, który opisywaliśmy wcześniej.

Ile to kosztuje?

Często nie doceniamy dobrze skonstruowanych materiałów reklamowych traktując je jako niezbędny, ale duży wydatek. Prawda jest zupełnie inna. Materiały konferencyjne, po pierwsze, muszą się pojawić podczas wydarzenia. Nieważne, na jaką skalę je organizujemy – czy to lokalna prezentacja czy wystąpienie przedstawicieli korporacji we Wrocławiu. Po drugie, muszą być odpowiednio przygotowane dla danej branży, firmy i rodzaju konferencji. Po trzecie, zostają z uczestnikami spotkania na długo. W przypadku gadżetów biurowych, często są wykorzystywane dalej. Mowa tu o notatnikach, długopisach czy teczkach reklamowych. Pamiętajmy tylko o tym, by każdy z przedmiotów zawierał nasze logo. Bez tego rozdawanie przedmiotów nie przyniesie upragnionego efektu.

Podchodzimy do kwestii wyceny indywidualnie. Wszystko zależy od tego, czego klient sobie życzy i w jakich ilościach. Jesteśmy jednak w stanie tak dopasować naszą ofertę by pasowała do każdego budżetu. Ważny jest też czas realizacji zamówienia. Wiemy, że niektóre wydarzenia są organizowane „na ostatnią chwilę” i w ten sam sposób trzeba przygotować materiały konferencyjne. Jesteśmy w stanie je przygotować i dostarczyć na terenie Wrocławia lub (wysyłkowo) całego kraju. Jak? Szybko i dokładnie. Doświadczenie na rynku pozwala nam na swobodne kontaktowanie się z różnymi podwykonawcami. Właśnie dlatego zawsze jesteśmy w stanie zaoferować konkurencyjną cenę i inne możliwości realizacji zamówienia.

Do tej pory materiały konferencyjne dostarczaliśmy przede wszystkim do firm z Wrocławia. Możemy pochwalić się wieloma udanymi realizacjami a materiały konferencyjne często były używane również w codziennej komunikacji z klientami. Z pewnością odbierze on ofertę lepiej jeżeli otrzyma ją w specjalnej teczce, prawda? Dużo materiałów wyprodukowaliśmy dla takich obiektów jak wrocławskie Hydropolis czy kempingu Camp4U, który obsługuje również gości zza granicy chętnych, by zwiedzić Wrocław.